3D CAD GmbH

Dokumentenmanagement (DMS)

Unterschied DMS und PDM

Ist Dokumenten-Management gleich Produktdatenmangement? Die Antwort ist ein klares Nein. Dokumenten-Management-Systeme gehen grundsätzlich von einfachen Abhängigkeiten aus. Zu einem Dokumentenstammsatz gehören meisten s Dokumente, eine tiefere Strukturierung ist im Normalfall nicht notwendig.

Für alle CAD-Unterlagen braucht es dagegen mehr, für 3D-Modelle ist ein PDM-System aus verschiedenen Gründen sogar unverzichtbar.
 

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Stetig steigende Anzahl an Dokumenten

Anstieg verläuft exponentiell, nicht linear
Tag für Tag werden heute in Unternehmen, bedingt durch die laufenden Geschäftsprozesse, eine immer größer werdende Anzahl an Dokumenten und damit oftmals für laufende Projekte essentielle Informationen geschaffen. Diese müssen im Laufe ihrer Existenz geprüft, weitergeleitet, ergänzt, verbessert, archiviert oder in sonst irgendeiner Weise bearbeitet und gehandhabt werden.


Zunehmend schwierigere Suche
Die Auswertung solcher in den Dokumenten enthaltenen Informationen wird durch die klassischen Ablagemöglichkeiten in Aktenordnern, eMail-Systemen oder auch den einfachen Dateisystemen aktueller Betriebssysteme, mit steigender Anzahl, nur immer schwieriger und unüberschaubarer. Die Suche nach ganz bestimmten Infos gestaltet sich so oftmals mehr als nur umständlich. Oft ist noch nicht einmal genau bekannt, wo man mit der Suche beginnen sollte, oder welcher Kollege die entsprechenden Dokumente angelegt, bzw. wo die informationstragenden Dateien abgelegt wurden.


Problemlöser DMS-System
Wie kann dieses Dilemma gelöst werden? Um wichtige Informationen schnell, komfortabel, zeitnah und übersichtlich verfügbar zu haben, geht man in zukunftsorientierten Unternehmen mehr und mehr dazu über, die Ablage von Dokumenten und damit die Ordnung der darin enthaltenen Informationen unter Zuhilfenahme entsprechender DMS-Software zu bewerkstelligen.

Die DMS-Software sorgt dabei für die Erfassung, die Indizierung und die Archivierung der Dokumente in entsprechenden Datenbanken. Ein integriertes Workflow-System kann darüber hinaus auch den Ablauf von Vorgängen im Rahmen vorhandener Geschäftsprozesse unterstützen und abbilden.


Das Navi zum Wiederfinden von Dokumenten und Voltextsuche
Dokumente werden in einem einheitlichen Datenpool abgelegt und die Informationen darin stehen allen berechtigten Mitarbeitern, praktisch gleich zu dem Zeitpunkt des Informationsbedarfs, auch zur Verfügung. Die entsprechende Verschlagwortung, Indizierung und Zuordnung der Dokumente, sowie umfassende Such- und Recherchemöglichkeiten, wie z.B. eine Volltextsuche in den Dokumenten sorgen letztlich für eine produktive Auswertung der in den Dokumenten enthaltenen Informationen.


Einsparung, Wettbewerbsvorteile, Motivationsschub
Für diese Unternehmen ergeben sich durch die Einführung des DMS unmittelbar Einsparungen bei Recherchezeiten und physischen Archivierungskosten. Durch die verbesserten Durchlaufzeiten bei den Prozessen ergeben sich schnell messbare Wettbewerbsvorteile. Die Mitarbeiter dieser Firmen erfahren darüber hinaus durch den einfacheren und gleichzeitig effizienteren Zugriff auf benötigte Dokumente und zugehörige Informationen einen deutlichen Motivationsschub.


Praxiserfahrung
Wir bieten Ihnen zum Thema EDM/DMS individuelle Ansätze, die wir mit unseren flexiblen Software-Tools schnell und intelligent umsetzen können. Unsere Erfahrung – Ihr Vorteil: Wir haben langjährige Projekterfahrung in der Umsetzung solcher DMS-Einführungen, bei Unternehmen unterschiedlichster Größe sowie aus verschiedensten Branchen.